Bruk av Corporater for å sikre etterlevelse av Åpenhetsloven

Åpenhetsloven er trådt i kraft, og over 9000 virksomheter i Norge må håndtere kompliserte nye rapporteringskrav. Oppsummert betyr loven at virksomhetene må:

1. Forankre arbeidet med Åpenhetsloven hos styret og ledelse
2. Gjennomføre systematiske aktsomhetsvurderinger gjennom kartlegging av hvordan virksomheten potensielt og reelt påvirker samfunnet
3. Etablere en konsistent tilnærming til oppfølging av leverandører og samarbeidspartnere
4. Systematisere, prioritere, implementere oppfølgingstiltak
5. Rapportere resultater på en effektiv måte

I denne artikkelen beskriver vi kort hvordan vi hjelper kunder med å etterleve regelverket i Corporaters BPM plattform

×    

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022, Informasjonsplikten er gjeldene fra loven trer i kraft, mens redegjørelsen for aktsomhetsvurderingen skal senest offentliggjøres 30. juni 2023. Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon. Loven pålegger blant annet virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger som skal redegjøres for i en rapport som legges frem.

Loven gjelder for større ¹ norske virksomheter, og også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning. Dette innebærer at loven vil gjelde for nesten 9000 selskaper i Norge.

Informasjonskravet i loven åpner opp for at alle kan kreve å få informasjon fra virksomhetene om hvordan de håndterer faktiske og mulige negative konsekvenser som er vurdert i aktsomhetsvurderingene. En redegjørelse for aktsomhetsvurderingene skal gjøres offentlig tilgengelig, dvs. den kan inkluderes som en del av årsrapporten og/eller andre steder på hjemmesiden.

“Aktsomhetsvurderinger” i åpenhetsloven er et sentralt begrep. Kort fortalt kan aktsomhetsvurderinger forklares som følger:
 

1. Hva: Vurdere og adressere konsekvenser / negative påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (i tråd med OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper)
2. Hvor: Egne aktiviteter uansett geografi og hele leverandørkjeden
3. Hvordan: Risikobasert tilnærming, proporsjonalt med selskapets størrelse, kontekst, alvorlighetsgrad og sannsynlighet, m.v.
4. Når: Regelmessig, og ved vesentlige endringer som f.eks. etablering av nye forretningsområder, lansering av nye produkter eller oppkjøp av annen virksomhet.

Dette innebærer at virksomheter omfattet av loven må sørge for å ha full oversikt over leverandører, kartlegge negative forhold (både faktiske og potensielle), vurdere risiko, beskrive tiltak og følge opp resultater av disse. Denne prosessen må dokumenteres og resultatet redegjøres for, og gjøres lett tilgjengelig for publikum som ber om denne informasjonen. For små virksomheter med lav kompleksitet kan nok dette arbeidet organiseres gjennom vanlige kontorstøtteverktøy som Teams og Sharepoint, men for større virksomheter med produksjon eller kontorer i utlandet er det nødvendig med gode støtteverktøy for å ha effektive prosesser for etterlevelse av Åpenhetsloven.

Corporater leverer løsninger innenfor området GPRC – Governance, Performance, Risk & Compliance, og er en veldig fleksibel plattform som kan konfigureres og endres etterhvert som en kunde utvikler seg. Når det kommer nye regelverk som vi mener Corporater kan håndtere på en god måte, slik som Åpenhetsloven, etablerer vi eksempler på hvordan dette kan løses i plattformen.

Corporater kan bidra til etterlevelse av Åpenhetsloven gjennom:

1. Effektiv oversikt og etablering av retningslinjer knyttet til Åpenhetsloven. Åpenhetsloven stiller krav om at virksomheter skal «forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer». Retningslinjene må inneholde hvordan virksomheten skal opptre ansvarlig, forventninger til ansvarlighet hos leverandører og forretningspartnere og planer for aktsomhetsvurderinger. Corporater legger til rette for effektiv etablering og oppfølging av retningslinjer, i tillegg til at retningslinjene kan integreres mot roller og ansvar, etablerte kontrolltiltak og risikovurderinger / aktsomhetsvurderinger.
2. Å legge til rette for systematisk kartlegging og vurdering av faktiske og potensielle konsekvenser. Corporater kan legge til rette for og dokumentere analyser av egen virksomhet, leverandørkjede og forretningspartnere. Eksempler på risikoområder som skal vurderes for leverandører, ansatte og forretningspartnere:
    
   1. – Lønnsvilkår
   2. – Arbeidstid, hviletid og ferie/fritid
   3. – Rett til fagorganisering
   4. – Forbud mot tvangsarbeid og moderne slaveri
   5. – Forbud mot barnearbeid
   6. – Diskriminering og likestilling
   7. – Regulære ansettelsesforhold, inkl. skriftlige arbeidsavtaler
3. Sikre en konsistent tredjepartsoppfølging gjennom; onboarding med risikoanalyse og due diligence undersøkelser / surveys, sertifiseringsprosess, løpende oppfølging med vurderinger av endringer og kontraktsoppfølging, avslutning av leverandørforhold.
4. Prioritering, iverksetting og oppfølging av tiltak gjennom en enhetlig tilnærming. Når virksomheten skal finne egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser, må virksomheten ta utgangspunkt i prioriteringene og vurderingene som ble gjennomført i kartleggingsfasen. Corporaters løsning legger opp til en strukturert tilnærming og enkel oppfølging av tiltak, og tiltak kan tilegnes spesifikke funksjoner og/eller personer slik at de enkelt kan følge opp og eventuelt få varslinger om tiltak.
5. Enhetlig rapportering av aktsomhetsvurderinger og andre relevante vurderinger. I Corporater kan det legges opp til standardiserte rapporteringsprosesser og kontinuerlig oppfølging gjennom dashboards. Rapporteres kan genereres på grunnlag av utvalgte aktsomhetsvurderinger og tiltak, og man kan velge å publisere rapporter som pdf, word eller ppt i løsningen.

Corporater legger også til rette for å dele god praksis gjennom eksempler på f.eks. retningslinjer for aktsomhetsvurderinger, gjennomførte aktsomhetsvurderinger etc. Ved å ta i bruk Corporater for å etterleve nye lover og krav som Åpenhetsloven vil du få en løsning som effektiviserer arbeidet med etterlevelse, integreres mot andre områder, og vokse med virksomheten.