De verspreiding van het coronavirus, of COVID-19, heeft de manier waarop organisaties wereldwijd werken en zaken doen veranderd en blijft deze veranderen. Met talrijke reisbeperkingen en maatregelen voor sociale afstand, zullen alleen die organisaties die erin slagen om verandering te omarmen, kunnen floreren in het nieuwe normaal. Maar wat is het nieuwe normaal?
In dit interview deelt Tor Inge Vasshus, CEO van Corporater, zijn visie op de impact van COVID-19 en het stimuleren van bedrijfsactiviteiten in het nieuwe normaal.
Corporater is een wereldwijd opererend bedrijf met vestigingen over de hele wereld. Welke invloed heeft de pandemie gehad op de bedrijfsvoering van Corporater?
Onze teams zijn gewend om online samen te werken, dus er is niet veel veranderd in de manier waarop we met elkaar of met onze klanten communiceren. Wat wel is veranderd toen de pandemie uitbrak, is dat al onze medewerkers zich moesten aanpassen aan thuiswerken, en dat was voor velen een uitdaging. Sommige medewerkers zeggen dat ze productiever zijn, maar anderen hebben moeite om zich te concentreren omdat ze geen geschikte werkplek hebben.
De impact van COVID-19 hangt echt af van waar je woont. Er zijn een paar landen waar Corporater een kantoor heeft waar een duidelijk onderscheid bestaat tussen thuis en werk. Je woont niet waar je werkt en vice versa. In die landen zijn huizen ontworpen als een gedeelde ruimte die geschikt is om een gezin te stichten, niet om zaken te doen. Veel van onze medewerkers hebben rust en stilte nodig om hun werk te kunnen doen, maar stilte is nu moeilijk te vinden met kinderen die rondrennen of een partner die vlak naast hen werkt. Ze missen het kantoor.
Aan de andere kant van het spectrum meldden enkele van onze medewerkers die alleen wonen gevoelens van eenzaamheid en isolatie. Ze hebben te veel stilte en te weinig menselijk contact. Om die redenen is het voor ons managementteam erg belangrijk om contact te houden met onze medewerkers, vooral met degenen die alleen wonen.
Welke veranderingen heb je waargenomen in de manier waarop Corporater zaken doet?
Op zakelijk gebied is alles gedigitaliseerd. Alle klantgesprekken vinden zonder uitzondering online plaats. Ook klanten die voorheen de voorkeur gaven aan consultants ter plaatse, geven er nu de voorkeur aan om hun verzoeken digitaal in te dienen. Er zijn geen 'help me'-post-its meer op de monitoren van onze consultants, geen papieren formulieren meer die in een bakje worden achtergelaten. Voor ons en voor veel van onze klanten is werken op afstand nu geaccepteerd als onderdeel van het nieuwe normaal.
Wat we hebben gezien, is dat veel organisaties hun activiteiten in een versneld tempo moesten digitaliseren. Vooral organisaties die nog niet bekend waren met digitalisering moesten hun digitale transformatie in een stroomversnelling brengen om te kunnen blijven functioneren. Als gevolg daarvan is er veel vraag naar samenwerkingstools en allerlei soorten bedrijfsbeheersoftware die snel kunnen worden geïmplementeerd en veilig in de cloud kunnen worden geleverd, wat voor ons geweldig is. Het is waarschijnlijk dat softwarebedrijven die zich hebben aangepast aan het nieuwe paradigma van "software as a service" (SaaS) zich in een vrij goede situatie bevinden met een stabiel inkomen.
Er wordt ook minder gereisd, wat betekent dat er minder uitstoot is, minder kosten en minder tijdverspilling in het vliegtuig. Laatst zat ik te denken over wat ik met mijn zakelijke kleding moest doen. Het neemt alleen maar ruimte in mijn kast in beslag nu ik geen persoonlijke zakelijke afspraken meer heb. Ik denk nog steeds dat een pak ooit nog wel eens van pas kan komen, dus ik heb geen haast om het weg te doen.
Hoe houd je je teams gemotiveerd nu veel mensen tijdens de lockdown op afstand werken?
Voor mij is motivatie een gedeelde verantwoordelijkheid van zowel de werknemers als de werkgever. Voor de werknemers betekent gemotiveerd blijven dat ze kracht moeten vinden in deze onzekere tijden. Kracht om zelfdiscipline te hebben, positief te blijven en bereid te zijn om te werken. Voor de werkgever betekent het gemotiveerd houden van werknemers dat hij hen een zinvolle baan en de middelen om succesvol te zijn moet bieden. Mijn ervaring is dat voor veel werknemers het werk zelf hen gemotiveerd houdt. Als we plezier hebben in wat we doen, presteren we op ons best, zelfs als niemand kijkt.
"Als we plezier hebben in wat we doen, zullen we ons best doen, zelfs als niemand kijkt."
Ik ben van mening dat werknemers het belangrijkste kapitaal van een organisatie zijn en dat ze ook als zodanig behandeld moeten worden. Het gaat erom dat je je werknemers waardering toont, hun prestaties erkent en bevestigt welke waarde ze voor de organisatie hebben. Om werknemers gemotiveerd te houden, is het ook cruciaal om met hen te communiceren. Laat je medewerkers niet in het ongewisse! Praat met ze. Beter nog, leer ze kennen. Vooral managers en teamleiders moeten hun formele houding laten varen en zich oprecht inspannen om op een persoonlijker niveau contact te maken met hun directe ondergeschikten. Als het gaat om social distancing, zitten we allemaal in hetzelfde schuitje en hebben we te maken met dezelfde situatie.
Hier is een tip voor professionals. Veel van onze managers beginnen hun wekelijkse teamvergaderingen met een informeel praatje, waarbij de eerste 15 minuten niet over werk mag worden gesproken. Dit helpt om het ijs te breken en de sfeer te verlichten voordat we aan de slag gaan. Persoonlijk heb ik online bijgepraat met onze medewerkers onder het genot van een kopje koffie, en ik heb erg genoten van het zien van hun huizen en het ontmoeten van hun familie en huisdieren. Tegenwoordig draait motivatie vooral om verbonden blijven en socializen via internet.
Wat betekent bedrijfscultuur voor jou en hoe houd je die in stand als iedereen op afstand werkt?
Ik ben ervan overtuigd dat een bedrijfscultuur voortkomt uit de waarden van het bedrijf en het vermogen om medewerkers aan te nemen wier persoonlijke waarden aansluiten bij die van uw bedrijf. Bij Corporater zijn onze waarden ethiek (we doen wat juist is), klantgerichtheid (we geven om onze klanten) en dienend leiderschap (we staan voor elkaar klaar). Tijdens sollicitatiegesprekken let ik onder andere op deze waarden. Ik let ook op een gebrek aan waarden. Ongeacht de kwalificaties, als een sollicitant oneerlijkheid, tekenen van rechtvaardigheidsgevoel of een gebrek aan integriteit vertoont, past hij of zij niet bij ons.
"We geven onze managers veel vrijheid en autonomie, en in ruil daarvoor verwachten we dat ze onze bedrijfswaarden altijd hooghouden en helpen om het bedrijf vooruit te helpen."
Als bedrijf met meer dan 150 medewerkers vertrouw ik op mijn managers om onze cultuur in stand te houden. Daarom is het voor mij zo belangrijk om managers aan te nemen waarvan de waarden overeenkomen met die van Corporater. Ik zoek managers die eerlijk, oprecht en zorgzaam zijn en die anderen kunnen inspireren om aan een gemeenschappelijk doel te werken. We geven onze managers veel vrijheid en autonomie, en in ruil daarvoor verwachten we dat ze onze bedrijfswaarden altijd hooghouden en helpen het bedrijf vooruit te helpen.
Door de COVID-19-pandemie is het voor veel bedrijven een uitdaging geworden om het hoofd boven water te houden. Wat onderscheidt volgens u bedrijven die hun activiteiten kunnen voortzetten van bedrijven die dat niet kunnen?
Er wordt al lang gezegd dat verandering het enige constante is in het bedrijfsleven. Organisaties die op het onverwachte waren voorbereid, konden veel beter met de situatie omgaan dan organisaties zonder noodplannen. Aangezien elke organisatie met andere uitdagingen te maken heeft, afhankelijk van hun omvang, locatie, enz., is het moeilijk om één factor aan te wijzen die helpt om tijdens de pandemie het hoofd boven water te houden. Ik denk echter wel dat zakelijke wendbaarheid – het vermogen om snel te veranderen – in deze tijden cruciaal is. In het bedrijfsleven betekent wendbaarheid dat je je snel kunt aanpassen aan nieuwe marktomstandigheden, producten, diensten en kennis, actie kunt ondernemen en een veerkrachtplan hebt voor het geval zich een nieuw risico voordoet. Het gaat erom dat je kunt omgaan met het onverwachte wanneer het zich voordoet. Bedrijven die zich op een rustige, georganiseerde manier aan veranderingen kunnen aanpassen, hebben een grotere kans op succes.
Het ergste wat bedrijven op dit moment kunnen doen, is niets doen. Dat is een gegarandeerde manier om uw bedrijf ten onder te laten gaan.
Hoe ziet u de gevolgen van de pandemie?
De pandemie heeft mensen over de hele wereld veel pijn en leed bezorgd. Het is moeilijk te geloven dat er in deze tijd nog steeds plaatsen zijn waar mensen weinig tot geen toegang hebben tot stromend water, goede huisvesting en medische zorg. De pandemie heeft de situatie in derdewereldlanden alleen maar verergerd en het leven van mensen nog moeilijker gemaakt. Juist in deze tijden vind ik dat wij, als individuen, als bedrijven en als landen, een stap extra moeten zetten om leven, licht en groei te brengen op de plaatsen die het zwaarst zijn getroffen.
Als er iets goeds uit deze pandemie is voortgekomen – en daar moet je echt goed naar zoeken – dan is het wel dat bedrijven nu beter voorbereid zijn om met de situatie om te gaan. Ze weten hoe ze de gezondheid van hun werknemers kunnen beschermen en hoe ze ontslagen kunnen voorkomen. Als een pandemie voorheen nog niet in de risicoregisters van bedrijven stond, dan staat die er nu zeker wel in. Maar wat komt er nu? Een recessie? Een financiële crisis? Een oorlog? Het is belangrijk om al deze scenario's in overweging te nemen, zodat organisaties zich kunnen voorbereiden op hoe ze hiermee om moeten gaan. Misschien kunt u overwegen om in plaats van fulltime personeel in te huren, contractanten aan te nemen. Misschien wilt u een formeel plan opstellen voor het terugschroeven van uw activiteiten, het veranderen van kantoorlocaties, enz. Het gaat erom flexibel te blijven – in staat te zijn om het risico in te schatten en snel actie te ondernemen.
Hoe denk je dat het nieuwe normaal er voor de wereld uit zal zien?
Ik denk dat alles wat er nu gebeurt een enorme impact zal hebben op de manier waarop bedrijven over de hele wereld de komende jaren zullen opereren. Het nieuwe normaal zal hetzelfde zijn, maar in veel opzichten ook anders. Het is belangrijk om te beseffen dat wat we het nieuwe normaal noemen geen stabiele toestand is. Het nieuwe normaal is een dynamische, steeds veranderende toestand waarin bedrijven het onverwachte moeten verwachten.
"Het 'nieuwe normaal' is een dynamische, steeds veranderende situatie waarin bedrijven het onverwachte moeten verwachten."
Wat de bedrijfsvoering betreft, denk ik dat mensen weer naar kantoor zullen terugkeren, hoewel thuiswerken voor bepaalde functies een algemeen aanvaarde praktijk zal worden. Organisaties die hun deuren weer openen, zullen tal van gezondheidsmaatregelen moeten nemen en hun kantoorindeling moeten aanpassen om ervoor te zorgen dat werknemers in een veilige werkomgeving kunnen werken. Onlinevergaderingen en webinars zijn een blijvertje. Persoonlijke vergaderingen en conferenties behoren misschien wel tot het verleden.
Vanuit een mondiaal perspectief zal het nieuwe normaal zich blijven ontwikkelen en invloed blijven uitoefenen op ons leven thuis, op het werk, op school en daarbuiten. Ik verwacht dat bedrijven in de nabije toekomst te maken zullen krijgen met minder globalisering, meer regelgeving, complexere bedrijfsomgevingen en meer regionale isolatie en protectionisme. Het is mogelijk dat wat we nu zien het hoogtepunt van de globalisering is. De meeste markten zijn momenteel open en de meeste landen lijken er belang bij te hebben om de grenzen weer open te stellen zodra dat veilig is. Dit kan echter in een oogwenk veranderen. Er lijken verschillende landen te zijn die bereid zijn om handel en het welzijn van hun burgers op te offeren vanwege een politiek meningsverschil. Met meer grenzen zouden we nieuwe manieren moeten vinden om ons in de zakenwereld te bewegen. Misschien is wat we nu zien op het gebied van de mondiale politieke economie een verschuiving naar een nieuwe wereldorde, wat ik beangstigend vind, maar waarschijnlijk onvermijdelijk.
Hoe ziet het nieuwe normaal eruit voor Corporater?
Corporater bevindt zich in een positie waarin we alle werknemers werkzekerheid kunnen bieden. Daardoor kunnen we onze activiteiten gewoon voortzetten. Al onze teams zijn uitgerust om op afstand te werken en blijven beschikbaar om onze klanten en partners wereldwijd te ondersteunen. We blijven ons ook richten op de ontwikkeling en innovatie van onze eigen technologie en ons platform, met de primaire focus op governance, prestaties, risico's en compliance (GPRC). Nu veel bedrijven hun activiteiten naar online verplaatsen, verwachten we dat de nieuwe norm zal leiden tot een grotere vraag naar geïntegreerde softwareoplossingen die de productiviteit kunnen meten, de kwaliteit kunnen waarborgen, risico's kunnen beheren en veiligheid kunnen bieden, en dat is precies waar wij in uitblinken.
